Vorlage · kostenlos · PDF zum Ausfüllen
Verfahrensdokumentation für deine Kasse.
Das Finanzamt will nachvollziehen können, wie deine Kasse arbeitet: wer bucht, wie Stornos laufen, wie Daten gesichert werden. Genau das beschreibt die Verfahrensdokumentation. Unsere Vorlage führt dich Schritt für Schritt durch alle Punkte, gegliedert nach den Vorgaben der GoBD.
Vorschlag der RKZ NORD GmbH: Die Vorlage orientiert sich an Abgabenordnung und GoBD, ersetzt aber keine Steuer- oder Rechtsberatung. Passe sie an deinen Betrieb an und stimme sie mit deinem Steuerberater ab, bevor du sie verwendest. Wir übernehmen keine Gewähr für Vollständigkeit oder steuerliche Anerkennung.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine schriftliche Beschreibung, wie in deinem Betrieb aus einem Verkauf eine Buchung wird und wie diese Daten gesichert und aufbewahrt werden. Ein Prüfer soll damit in angemessener Zeit verstehen, wie deine Kassenführung funktioniert: von der einzelnen Buchung bis zur Buchhaltung und zurück.
Was die Vorgaben verlangen
Die GoBD des Bundesfinanzministeriums (Randziffern 151 bis 155) verlangen für jedes System, das steuerlich wichtige Daten verarbeitet, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation. Sie besteht in der Regel aus vier Teilen:
- Allgemeine Beschreibung: Betrieb, Verantwortliche, welche Kassen und TSE im Einsatz sind.
- Anwenderdokumentation: wie die Kasse bedient und eingerichtet wird, Kassieranweisung.
- Technische Systemdokumentation: Hardware, Software, Netzwerk, Schnittstellen.
- Betriebsdokumentation: Abläufe, Berechtigungen, Kontrollen, Datensicherung und Aufbewahrung.
Dazu kommen die Organisationsunterlagen der Kasse, etwa Bedienungsanleitung und Einrichtungs- oder Programmierprotokolle. Auch sie musst du aufbewahren.
So ist unsere Vorlage aufgebaut
- Zweck und Grundlagenwozu die Dokumentation dient und auf welchen Vorschriften sie beruht
- Allgemeine BeschreibungBetrieb, Verantwortliche, eingesetzte Kassen und TSE, weitere Geräte, Zahlungsarten
- AnwenderdokumentationBedienungsanleitung, Einrichtung und Programmierung, Kassieranweisung, Verhalten bei der Kassen-Nachschau
- BetriebsdokumentationRollen und Berechtigungen, täglicher Ablauf, internes Kontrollsystem, Datensicherung, Ausfall, Zugriffsschutz
- Technische SystemdokumentationNetzwerk, Cloud-Dienste, Schnittstellen, Unveränderbarkeit, Updates
- Mitgeltende Unterlagenwas es gibt und wo es liegt
- Änderungshistorie und Freigabewer wann was geändert hat, Unterschrift
- Anhang: Kassieranweisungzum Aushängen an der Kasse, mit Liste zur Kenntnisnahme
In fünf Schritten fertig
- Herunterladen und am PC ausfüllen, zum Beispiel mit dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader, oder ausdrucken.
- Technische Angaben holen: Seriennummern von Kasse und TSE, Ablaufdatum des Zertifikats, Einrichtungsprotokoll. Die bekommst du von uns.
- Abläufe so beschreiben, wie sie wirklich sind: Der Prüfer vergleicht die Dokumentation mit der Praxis.
- Mit dem Steuerberater abstimmen und seine Hinweise einarbeiten.
- Unterschreiben, aufbewahren, aktuell halten: Bei jeder Änderung eine neue Version anlegen.
Wobei wir dir helfen
Wir liefern dir alle technischen Angaben zu Kasse und TSE, das Einrichtungsprotokoll und zeigen dir den Datenexport für die Kassen-Nachschau. Die steuerliche Prüfung macht dein Steuerberater.
Häufige Fragen
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Die GoBD, also die Regeln des Finanzministeriums für die Buchführung mit dem Computer, verlangen für jedes System, das steuerlich relevante Daten verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation. Dazu gehört auch die Kasse. Fehlt sie, wird die Buchführung nicht automatisch verworfen, solange alles trotzdem nachvollziehbar ist. Sie ist aber der einfachste Weg, genau das zu zeigen.
Wer muss sie erstellen?
Verantwortlich bist du als Unternehmer. Technische Angaben liefern Kassenhändler und Hersteller, steuerliche Fragen klärst du mit deinem Steuerberater.
Wie oft muss ich sie aktualisieren?
Immer, wenn sich etwas ändert: neue Kasse, neue TSE, neue Abläufe, neue Verantwortliche. Die alte Fassung hebst du auf und trägst die Änderung in der Änderungshistorie ein.
Reicht eure Vorlage aus?
Die Vorlage ist ein Vorschlag der RKZ NORD GmbH und gibt dir die Gliederung und die wichtigen Fragen vor. Ob sie für deinen Betrieb vollständig ist, hängt von deinen Abläufen ab. Stimm sie deshalb mit deinem Steuerberater ab, bevor du sie verwendest.
Was verlangt das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau?
Die Prüfer können die Kasse, die Belege, die Kassendaten als Export und die Organisationsunterlagen sehen wollen, dazu gehören Bedienungsanleitung, Einrichtungs- und Programmierprotokolle und die Verfahrensdokumentation.
Stand 28.09.2026. Grundlagen: Abgabenordnung (§§ 145 bis 147, § 146a, § 146b), Kassensicherungsverordnung, GoBD (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024), Randziffern 151 bis 155. Die Vorlage ist ein Vorschlag der RKZ NORD GmbH und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stimm sie mit deinem Steuerberater ab.