Datenschutzerklärung

Stand: 3. Oktober 2026

Hier erfährst du, welche Daten wir verarbeiten, wenn du unsere Website besuchst, uns schreibst oder anrufst, wofür wir sie brauchen und welche Rechte du hast. Kurz vorweg: Ohne deine Zustimmung setzt unsere Website keine Cookies und lädt keine Inhalte von fremden Servern, auch keine Schriften. Nur wenn du zustimmst, nutzen wir Google Analytics für eine Besucherstatistik (siehe unten). Werbedienste nutzen wir nicht.

1. Wer ist verantwortlich?

RKZ NORD GmbH
Feldstraße 14
24598 Boostedt
Telefon: 04393 99220
E-Mail: info@rkz.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Martin Naake.

Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter info@rkz.de oder per Post an die oben genannte Adresse.

2. Beim Besuch der Website, Cookies und Statistik

Wenn du unsere Seiten aufrufst, übermittelt dein Browser technisch bedingt Daten an unseren Webserver: die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser und Betriebssystem, die zuvor besuchte Seite und deine IP-Adresse. Diese Daten braucht der Server, um dir die Seite auszuliefern und um Störungen und Angriffe zu erkennen.

Unser Hoster IONOS speichert diese Protokolle mit anonymisierter IP-Adresse und löscht sie nach spätestens acht Wochen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies: Ohne deine Zustimmung setzt unsere Website keine Cookies. Deine Entscheidung im Hinweis zur Statistik („Zustimmen“ oder „Ablehnen“) speichern wir für zwölf Monate im Speicher deines Browsers (localStorage), damit wir nicht auf jeder Seite neu fragen. Das ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); die Angabe verlässt dein Gerät nicht.

Statistik mit Google Analytics (nur mit deiner Zustimmung)

Wenn du im Hinweis auf „Zustimmen“ klickst, nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. So sehen wir, welche Seiten aufgerufen werden, wie Besucher zu uns kommen (zum Beispiel über eine Suchmaschine), welche Geräte und Browser sie nutzen und wie sie die Seiten verwenden, etwa Scrollen, Downloads, Klicks auf Links und auf unsere Telefonnummer. Das hilft uns, die Website verständlicher und nützlicher zu machen.

Dafür setzt Google Cookies (Namen beginnen mit „_ga“) mit einer Laufzeit von höchstens 13 Monaten und verarbeitet Angaben zu deinem Gerät und deinem Besuch. Deine IP-Adresse nutzt Google nur, um grob das Land oder die Region zu bestimmen; in Google Analytics 4 wird sie nach Angaben von Google nicht gespeichert. Die Verknüpfung mit Google-Konten (Google Signals) und personalisierte Werbung haben wir ausgeschaltet. Die Daten werden in Google Analytics nach 14 Monaten gelöscht. Wir erfahren nicht, wer du bist.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; dafür gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023. Google arbeitet für uns als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite, dann „Ablehnen“. Die Google-Cookies werden dabei gelöscht. Klickst du nicht oder lehnst ab, wird Google Analytics gar nicht erst geladen.

3. Formulare: Beratung, Ticket, Neukunde

Wenn du eines unserer Formulare absendest, verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst: zum Beispiel Name, Betrieb, Adresse, Telefon, E-Mail, Angaben zu deinem Kassensystem und deine Nachricht. Pflichtfelder sind gekennzeichnet.

Wir nutzen die Angaben, um deine Anfrage zu bearbeiten, dich zu beraten, dein Support-Anliegen zu lösen oder dich als Kunden anzulegen. Das Formular schickt die Angaben als E-Mail an uns. Von dort übernehmen wir sie in unser System für Kundenbetreuung und Support (siehe Abschnitt 6).

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Unsere Angebote richten sich ausschließlich an Unternehmen. Gibst du Daten von Mitarbeitenden als Ansprechpartner an, stützen wir uns zusätzlich auf unser berechtigtes Interesse an einer reibungslosen Geschäftsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ein unsichtbares Feld im Formular hilft uns, Spam-Programme zu erkennen. Ein weiteres unsichtbares Feld übermittelt, von welcher Seite du zum Formular gekommen bist: bei unseren eigenen Seiten deren Adresse (zum Beispiel „/gastronomie/“), bei fremden Seiten nur deren Name (zum Beispiel „www.google.com“). So erkennen wir, welche Seiten unserer Website hilfreich sind. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen, nützlichen Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es wird dafür kein Cookie gesetzt und nichts auf deinem Gerät gespeichert.

Zum Schutz vor Spam nehmen wir von einer IP-Adresse höchstens fünf Formulare pro Stunde an. Dafür speichern wir auf unserem Webserver nicht die IP-Adresse selbst, sondern nur einen daraus berechneten, nicht rückrechenbaren Prüfwert und die Uhrzeiten der Absendungen. Einträge, die älter als eine Stunde sind, werden beim nächsten Formularversand automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb unserer Formulare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. E-Mail und Telefon

Wenn du uns anrufst oder eine E-Mail schreibst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu bearbeiten. Das gilt auch für unseren Notdienst außerhalb der Geschäftszeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere E-Mails verwalten wir mit Google Workspace, unsere Telefonanlage betreibt sipgate (siehe Abschnitt 8). Beim Telefonieren fallen dabei Verbindungsdaten an, zum Beispiel deine Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs.

Mailbox: Wenn du uns eine Nachricht auf der Mailbox hinterlässt, wandelt sipgate sie automatisch in Text um und leitet sie an uns weiter. So können wir schneller reagieren, gerade im Notdienst. Aufnahme und Text nutzen wir nur, um dein Anliegen zu bearbeiten, und löschen sie, wenn es erledigt ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Fernwartung

Für die Fernwartung nutzen wir RustDesk. Die Verbindung läuft über unseren eigenen Server unter remote.rkz.de. Eine Sitzung kommt nur zustande, wenn du uns die ID und das Passwort nennst, die RustDesk anzeigt, oder wenn du RustDesk auf deiner Kasse fest installiert hast. Bei einer festen Installation verbinden wir uns nur nach Absprache mit dir. Während der Sitzung sehen wir deinen Bildschirm und können Einstellungen vornehmen. Wenn nötig, übertragen wir nach Absprache Dateien, zum Beispiel Kassenexporte, und löschen sie nach Abschluss des Auftrags. Dabei verarbeiten wir technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Geräte-ID und Zeitpunkt der Sitzung. Du kannst die Sitzung jederzeit beenden und RustDesk jederzeit deinstallieren. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Service-Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Das Programm für Windows bieten wir auf unserem eigenen Server zum Download an.

6. Shop, Kundenportal und Helpdesk

Für Shop, Kundenportal, Support-Tickets und Kundenbetreuung nutzen wir die Software Odoo. Der Link „Kunden-Login“ führt auf unser Odoo-Angebot. Dort gelten eigene Datenschutzhinweise, und Odoo setzt für Anmeldung und Warenkorb technisch notwendige Cookies. Anfragen aus unseren Formularen legen wir ebenfalls in Odoo ab. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gastro-Controlling

Mit Gastro-Controlling bieten wir Gastronomiebetrieben ein Dashboard an, das die Daten ihrer Kasse auswertet. Die Seite Gastro-Controlling auf dieser Website stellt das Angebot nur vor. Dabei werden keine zusätzlichen Daten erhoben. Eine Anfrage dazu läuft über unser Beratungsformular (siehe Abschnitt 3).

Für die Nutzung des Dashboards gilt eine eigene Datenschutzinformation, die du dort vor der Anmeldung und jederzeit danach abrufen kannst. Kurz zusammengefasst:

Für die Kassen-, Personal- und Buchhaltungsdaten eines Betriebs ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für Zugangsanfragen, Benutzerkonten und den Betrieb der Plattform sind wir selbst verantwortlich.
Die Kassendaten kommen über die Schnittstelle des Kassenherstellers Vectron Systems AG oder aus dem Datenexport der Kasse, den der Betrieb hochlädt.
Jeder Betrieb hat eine eigene, verschlüsselte Datenbank. Die Anmeldung erfolgt mit Passwort und zweitem Faktor. Wir sehen nur lesend und nur zur Unterstützung hinein, jede Einsicht wird im Protokoll des Betriebs vermerkt.
Für die Umsatzprognose werden Wetterdaten bei Open-Meteo abgerufen, ohne personenbezogene Daten. Beim Festlegen eines Passworts wird nur ein kurzer Teil eines Prüfwerts an den Dienst „Have I Been Pwned“ gesendet, weder das Passwort noch die E-Mail-Adresse.
Das Dashboard setzt nur ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie. Es gibt kein Tracking und keine Werbedienste.

Bewerbungen

Wenn du dich bei uns bewirbst, zum Beispiel per E-Mail auf eine unserer Stellenanzeigen, verarbeiten wir deine Angaben und Unterlagen, um über deine Einstellung zu entscheiden (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir deine Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, außer du bist mit einer längeren Speicherung einverstanden.

7. Links zu anderen Angeboten

Unsere Seiten enthalten Links zu Herstellern, Behörden und Quellen, etwa zu Google Play, dem App Store oder Informationsseiten der Industrie- und Handelskammern. Erst wenn du einen solchen Link anklickst, verlässt du unsere Website. Für die Inhalte und den Datenschutz dort sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

8. Unsere Dienstleister

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Art. 28 DSGVO):

IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur: Betrieb unseres Webservers und Versand der Formular-E-Mails
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland: E-Mail (Google Workspace) und, nur mit deiner Zustimmung, Besucherstatistik (Google Analytics)
sipgate GmbH, Gladbacher Straße 74, 40219 Düsseldorf: Telefonanlage
Odoo S.A., Chaussée de Namur 40, 1367 Grand-Rosière, Belgien: Shop, Kundenportal, Helpdesk und Kundenbetreuung

Soweit ein Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeiten kann, zum Beispiel über Konzerngesellschaften in den USA, geschieht das auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder der EU-Standardvertragsklauseln.

9. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern deine Daten nur so lange, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen. Anfragen, aus denen kein Auftrag wird, löschen wir, wenn sie erledigt sind und keine Rückfragen mehr zu erwarten sind. Wirst du unser Kunde, speichern wir deine Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung. Danach bewahren wir sie auf, solange es das Handels- und Steuerrecht vorschreibt, in der Regel sechs bis zehn Jahre. Server-Protokolle löscht IONOS nach spätestens acht Wochen.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft über deine bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Widerruf einer Einwilligung: Eine Einwilligung, zum Beispiel für die Statistik, kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), bei der Statistik über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO). Eine formlose Nachricht an info@rkz.de genügt.

Beschwerderecht: Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, www.datenschutzzentrum.de.