Check · E-Rechnung · 1 Minute
E-Rechnung: Was gilt für deinen Betrieb?
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 musst du sie für Firmenkunden auch schreiben. Vier Fragen, und du siehst deinen persönlichen Fahrplan.
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Das Wichtigste in Kürze.
Empfangen: schon Pflicht
Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen annehmen, lesen und im Original aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang.
Schreiben: 2027 oder 2028
Rechnungen über 250 € an andere Unternehmen im Inland werden zur E-Rechnung: 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Privatgäste und Bons: keine Änderung
Rechnungen an Privatgäste und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen. Der normale Kassenbon bleibt.
Ein PDF reicht nicht
E-Rechnungen sind Dateien im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Frag bei deiner Kasse und deinem Steuerberater nach, was deine Software kann.
Häufige Fragen
Muss ich als Gastronom E-Rechnungen schreiben?
Für Rechnungen an Privatgäste nicht, und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen. Die Pflicht betrifft Rechnungen an andere Unternehmen im Inland über 250 €, zum Beispiel für Firmenfeiern oder Catering. Ab 2027 gilt sie für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Ja, seit 1. Januar 2025 jedes Unternehmen. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, darfst du sie nicht ablehnen. Du musst sie lesen und im Originalformat aufbewahren können.
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der sich maschinell auslesen lässt, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung. Es ist nur noch in der Übergangszeit und mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Was passiert mit dem Kassenbon?
Der Kassenbon für den Gast bleibt, wie er ist. Er ist in der Regel eine Kleinbetragsrechnung oder geht an Privatgäste und fällt damit nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Was ist mit Bewirtungsbelegen?
Bewirtet ein Unternehmen Gäste bei dir und bekommt eine Rechnung über 250 €, ist das nach heutigem Stand ein Fall für die E-Rechnung, sobald die Pflicht für dich gilt. Klär mit deinem Steuerberater, wie du solche Rechnungen erstellst.
Stand 29.09.2026. Grundlagen: § 14 Umsatzsteuergesetz in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, Übergangsregelung § 27 Abs. 38 UStG, Schreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung vom 15.10.2025. Das ist ein Überblick, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel sprich mit deinem Steuerberater.